Тайм-менеджмент

  Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.

  Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.

  Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем на этой странице. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.

Базовые принципы тайм-менеджмента.

Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:

1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.
2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.
3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.

Специалисты выделяют три основных типа тайм-менеджмента:

• Личный или самоменеджмент. Связан с развитием отдельного человека, его умением правильно организовать свой день.
• Профессиональный. Помогает человеку рационально организовать свое рабочее время.
• Социальный. Регулирует межличностные отношения и управление временем нескольких людей. Например, трудового коллектива.

Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.

7 методов тайм-менеджмента

1. "Съешь лягушку!"

  Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).

   Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.

2. Деление большой задачи

  Такой способ ещё называют "поедание слона по кусочкам" (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть). Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. "Порционно" можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.

  Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные "кусочки". У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.

3. Матрица Эйзенхауэра

  Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей "важно - не важно" (ось Х) и "срочно - не срочно" (ось Y).

4. Тайм-менеджмент по хронотипу

   Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.

• «Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов, а отход ко сну не позднее 23 часов.
• «Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано - с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.
• «Волки». Это привычные нам "Совы"— им тяжело просыпаться, но нужно постараться встать хотя бы до 12:00, эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.
• «Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.

5. Техника Pomodoro или "Метод помидора"

   Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.

  В случае с Pomodoro, время одного "помидора" — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.

  Кстати, метод назвали "Pomodoro" в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).

6. Одна задача в один промежуток времени

  В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.

  Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение - совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции - одно другому не помешает.

7. Канбан

   Канбан — японская система организации производства, разработанная на заводе Toyota. Сейчас этот метод планирования активно используют IT-разработчики и предприниматели в управлении проектами. Главные цели метода — решать задачи «точно в срок», экономить ресурсы и получать высокие результаты.

   Канбан начинается с визуализации, для этого используют специальную доску и карточки задач. Карточка задачи включает поля: «Исполнитель», «Необходимые ресурсы» и «Дедлайн», а доска делится на три части: «Что нужно сделать», «Выполняется», «Сделано». По мере решения задачи карточки переносятся из одной колонки в другую. Для наибольшей наглядности задачам присваивают разные цвета исходя из приоритетности.

   Этот метод планирования процессов можно использовать для ежедневных семейных планов и задач — дела, покупки, бытовые задания, а еще он легко адаптируется для детей.

  Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: "нужно сделать", "В работе" и "Сделано". Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.

  Изначально все дела находятся в "нужно сделать", затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в "сделано". Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.

Что запомнить

• Главные цели системы канбан — решать задачи «точно в срок», экономить ресурсы и получать высокие результаты.
• Визуальная форма управления делами привлекает внимание ребенка и превращает в игру сложные процессы планирования.
• Канбан начинается с визуализации, для этого используют специальную доску и карточки задач.
• Карточка задачи включает поля: «Исполнитель», «Необходимые ресурсы» и «Дедлайн», а доска делится на три части: «Что нужно сделать», «Выполняется», «Сделано».
• Канбан учит ребенка планированию, позволяет контролировать нагрузку, приучает чувствовать время, развивает самостоятельность, добавляет мотивации.
• Сделать канбан можно из подручных средств — используйте магнитную или пробковую доску и стикеры.
• Для наибольшей наглядности присвойте карточкам разные цвета в зависимости от приоритета задачи.